A konferenciaterem bérlés szempontjai
Konferenciák esetén gyakori és bevált módszer a terembérlés. Egy ilyen eseményre többnyire sok ember hivatalos, ezért mindenképpen nagy helyre van hozzá szükség. Sok hotel is rendelkezik konferenciatermekkel. Ezt az opciót akkor különösen érdemes igénybe venni, ha a konferencia több napig tart, így ugyanis a vendégek elszállásolása is megoldható helyben. További előny, hogy a hotelek étteremmel is rendelkeznek, így az étkeztetés sem jelenthet problémát, és a kiszolgáló személyzet is eleve rendelkezésre áll. A külön erre a célra kialakított termekben általában a technikai feltételek is adottak, így ezek biztosítására sem kell külön időt fordítani.
Egy hotel azért is jó választás, mert így igen szép, rendezett és színvonalas környezetben tarthatjuk meg a konferenciát, ami tovább emeli a rendezvény fényét. A kiszolgálás is profi, így garantált, hogy a vendégek maximálisan elégedettek lesznek azzal, amit kapnak.
Konferenciákat azonban nem csak szállodákban lehet tartani: például különböző egyetemek is otthont adnak ilyen jellegű rendezvényeknek. Ebben az esetben ugyan kicsit több időt kell szánni a szervezésre, hogy az étkeztetés megoldott legyen, emellett többnapos rendezvény esetén a szállást is külön kell megoldani, de a helyszín kárpótol a fáradalmakért – egy tudományos konferencia megtartásához abszolút illik egy egyetem épülete. Ilyen célra az egyetem is szívesen bérbe adja az előadótermeit.
Fontos szempont lehet a választásnál a terem akusztikája is: mivel egy konferencián akár több száz vendég is lehet egyszerre, oda kell figyelni arra, hogy a hátul ülők is jól halljanak mindent. Éppen ezért, szinte biztos, hogy szükség lesz mikrofonra, illetve egyéb hangosító berendezésre. Ha külföldi vendégeket is várunk, biztosnak kell lennünk benne, hogy ők is mindent érteni fognak – ennek érdekében gondoskodnunk kell szinkrontolmácsról, illetve az ehhez szükséges felszerelésekről is.